Il capitolato: sembra facile!

Che cos’è il capitolato? È un “patto” che viene sancito tra committenza e impresa di servizi e che contiene le regole, condivise, alle quali i due contraenti si devono attenere. Di solito, quando la committenza è una Pubblica Amministrazione, il capitolato viene “imposto” all’impresa di servizi, viceversa, quando la committenza è un privato, il capitolato viene “proposto” dall’impresa di servizi.Nell’un caso e nell’altro, vi sono descritte le superfici sulle quali intervenire, le operazioni che devono essere eseguite, vi sono indicate le tempistiche, le frequenze, le strumentazioni da utilizzare, le modalità di esecuzione degli interventi, con relativi audit e/o autocontrolli. Ma come si arriva alla stesura di un capitolato? O meglio, come si dovrebbe arrivare alla stesura finale di un capitolato? La realtà, nella stragrande maggioranza dei casi, è che a un budget stabilito dalla committenza si risponde con un elenco di attività cui viene assegnato un valore. Nel caso ci siano altre imprese che concorrono all’assegnazione (vedi gare pubbliche), si gioca al ribasso “selvaggio”, senza considerare la reale fattibilità di quanto risulta. Da qui le infinite polemiche che riguardano, per esempio, i servizi erogati alla Pubblica Amministrazione, legata da vincoli e lacciuoli di legge e da una spending review stilata a tavolino senza criteri di conoscenza del lavoro e delle sue problematicità. Ma, laddove questi vincoli non ci siano, per arrivare a stilare un capitolato davvero coerente con le attese della committenza (e in definitiva anche conveniente) e rappresentativo della serietà e della qualità dell’impresa, occorre effettuare un percorso complesso, che parte dall’analisi approfondita delle varie realtà che compongono quello che sarà il cantiere in cui operare. Un’azienda, infatti, un hotel, un ospedale eccetera non sono unità singole, ma sono l’insieme di vari ambienti, ognuno dei quali ha le sue specificità che vanno indagate e analizzate, per proporre la soluzione migliore relativamente alle diverse necessità. Chi deve effettuare questa analisi? L’ideale sarebbe che si componesse un team formato dal responsabile commerciale e dal responsabile tecnico dell’impresa e da un referente che rappresenti la committenza. Raccolta dati Il primo passo da compiere è avere un colloquio franco e dettagliato tra impresa e committenza. Si tratta di una vera e propria intervista dalla quale devono emergere tutte le esigenze del cliente. Occorre conoscere le motivazioni per le quali, eventualmente, si sta cambiando il fornitore dei servizi (per esempio, scarsa qualità dei risultati o necessità di abbattere i costi, o ampliamento delle superfici su cui intervenire eccetera) o si sta esternalizzando il servizio fino ad allora svolto internamente. Da parte sua la committenza cercherà di valutare le qualità tecniche dell’impresa che si propone. Una volta stabilito il contatto, occorre che la committenza metta a disposizione dell’impresa tutti gli elementi indispensabili alla stesura di una proposta di progetto tecnico: planimetrie del sito, possibilità di effettuare un sopralluogo particolareggiato di tutte le aree interessate per la rilevazione delle superfici, esigenze reali, sia tecniche che economiche. Impresa e committenza devono poi visitare tutti i luoghi di lavoro, suddividere il sito per aree omogenee, verificare le esigenze di ciascuna area, ascoltando i capiservizio delle varie aree, che illustreranno le specifiche problematicità. Può succedere, pertanto, che il capitolato finale sia l’insieme di singoli micro capitolati. È capitato, in un sito industriale di oltre 60.000 mq che si siano stilati sino a 10 capitolati, uno per ogni area di competenza. Perché fino a 10 capitolati? Perché in un sito industriale particolarmente ampio e complesso, le aree, come abbiamo già spiegato, sono diverse e richiedono diverse frequenze di intervento, orari differenti, operazioni specifiche, legate alla tipologia delle superfici e al tipo di lavoro che si svolge nelle singole zone. Dal prossimo numero, esamineremo, una per una, le 10 aree di un sito industriale, con relative operazioni, orari, frequenze, attrezzature, cui farà seguito l’esecuzione del servizio nel dettaglio. Parleremo di linee di intervento: linea d’uso, linea d’ombra, linea di luce.   LE 10 AREE DI UN SITO INDUSTRIALE 1) Area esterna: aree verdi, cortili, camminamenti, parcheggi, ingressi, stoccaggio rifiuti, carico e scarico 2) Area produzione: linee di lavoro, magazzini 3) Area tecnica: centrale termica, sala pompe, impianti elettrici eccetera 4) Area di aggregazione: break office, locali fumo eccetera 5) Area uffici: interno stabilimento, box office 6) Area igienica: bagni, spogliatoi, docce 7) Area ristorazione: mensa, cucina, celle frigorifere 8) Aree di transito: ingressi, corridoi, scale, ascensori 9) Area amministrativa: uffici, sale riunioni, aule, show room 10) Area servizi: infermeria, sale riunioni sindacali eccetera